Klantcase: Situationeel leidinggeven

Analyse

Een van de strategische doelstellingen van een grote logistieke dienstverlener in Amersfoort was om zowel een kwaliteitsverbetering als een kostenbesparing te bewerkstelligen. Deze doelstelling zou bereikt kunnen worden door een verandering in de bedrijfsvoering aan te brengen.

De productielijnen zouden zich moeten ontwikkelen tot zelfsturende teams. In deze resultaatverantwoordelijke teams was een sleutelrol weggelegd voor de lijnsupervisors en de mentoren. Dit betekende dat er een ontwikkelingstraject voor zowel lijnsupervisors als mentoren opgezet moest worden. Indien de lijnsupervisors zich zouden gaan ontwikkelen tot lijnmanagers, betekende dit namelijk ook een verandering in de taakuitvoering van de mentoren. De lijnsupervisor zou de helicopterview behouden en de mentor zou zorgen voor de operationele kant. Het doel was dat de twee functionaliteiten elkaar zouden verstaan.

Ten gevolge van bovenstaande ontwikkeling was de rol van de mentoren aan de productielijnen aan het verzwaren. De mentoren waren veelal de betere operators die geleidelijk in de taak van mentor waren gegroeid, maar daar niet formeel voor opgeleid waren. Het bedrijf gaf aan dat prioriteit lag in het versterken van de competenties van de mentoren op het gebied van leidinggeven en effectieve communicatie.

Advies van FLECTO

De doelstelling van het trainingstraject was de mentoren uit te rusten met de vaardigheden van situationeel leidinggeven en effectief communiceren. Deze vaardigheden waren essentieel om de doelstellingen te bereiken. Echter ook een aantal randvoorwaarden moest worden ingeregeld, zoals bijvoorbeeld de lijnmeetings, gestructureerd overleg tussen supervisor en mentor en werken aan de hand van regelkringen. Bronmateriaal voor FLECTO vormde de profielen van mentoren, opgesteld met behulp van een analyse-instrument. De ontwikkeling die de supervisors hadden ingezet vormde de leidraad voor de ontwikkeling van de mentoren.

Ontwikkeling/implementatie

FLECTO maakte een trainingsopzet met thema’s en doelstellingen, enerzijds op basis van haar visie op situationeel leidinggeven en effectieve communicatie, anderzijds ingegeven door de informatie over doelgroep en organisatie, uit de analysefase.

De training bestond uit tien dagen, waarin de volgende onderwerpen aan bod kwamen: persoonlijke doelstellingen mentoren, communicatie, inzicht in persoonlijke manier van communiceren, hulpmiddelen bij communicatie, communicatie in twee richtingen, kwaliteitenspel, coachend sturen, kwaliteiten en valkuilen van de verschillende stijlen van leidinggeven, joystick, gesprekstypen en doorschakelen met de joystick.

Twee maanden na afloop van de training werd een terugkombijeenkomst georganiseerd. Dit was noodzakelijk in een ingrijpend leerproces dat verder ging dan het opnemen van kennis. Dit impliceerde tevens dat de mentoren zullen moeten blijven leren.

Praktijkresultaat

De lijnsupervisors verstaan de taal van de mentoren en vice versa. De mentoren zijn in staat het veranderde takenpakket uit te voeren, doordat ze toegerust zijn met de hiervoor noodzakelijke competenties. Een mentor deelt nu de teams in, onderhoudt de contacten met het uitzendbureau, meldt storingen, stelt shift-rapporten op, verricht administratieve handelingen en verbetert het kwaliteitsbewustzijn van zijn operators. Daarnaast is de mentor in staat de taken van een supervisor op te vangen bij zijn afwezigheid.